Ciekawostki, Internet, Komputery

Jak napisać maila? Sposoby pisania oficjalnych wiadomości elektronicznych

Pewnie nie wyobrażasz już sobie życia bez urządzeń elektronicznych, a co za tym idzie bez możliwości skorzystania z e-maila. Piszesz maile do koleżanek , rodziny, ale także do swoich współpracowników i szefów. Typ maila oficjalnego jest najczęściej stosowany w biurze, ale także stosuje się go dla potrzeb własnych. Przeczytaj, jak poprawnie pisać maile służbowe, by nie popełnić gafy.

Wybór własnego adresu mailowego

Po pierwsze zadbaj o „poważny”adres mailowy, niech nie będzie to kompromitujący Cię e-mail. Adresy typu „buzka25” będą w adresie oficjalnym nie na miejscu, zwłaszcza w kontaktach biznesowych lub kiedy starasz się o pracę. Pamiętaj także o prawidłowym adresie mailowym Twojego odbiorcy.

podobne:  Jak napisać dobry artykuł

Palec wskazuje na tablecie na znak małpy w  poczcie mailowej

Temat maila

Nigdy nie zapominaj o nadaniu Swojej elektronicznej wiadomości tematu, nie możesz w oficjalnym mailu pozostawić tego pola pustego (zwłaszcza jeśli piszesz do szefa lub klienta), ponieważ wiadomość bez tematu łatwo jest uznać za spam. Najlepiej, aby temat odzwierciedlał to, co naprawdę przedstawiasz w swojej wiadomości.

Zwroty do adresatów

Pisząc po raz pierwszy maila, staraj się używać nagłówków oficjalnych typu „Dzień dobry”, „Witam” jest zarezerwowane tylko w przypadku wyższości nadawcy nad odbiorcą. Jeśli zwracasz się do osoby o konkretnym statusie, warto to podkreślić odpowiednim zwrotem np. „Szanowny Panie Profesorze”, „Szanowny Panie Redaktorze”. Ostatnią rzeczą, o której należy pamiętać kończąc maila podpis. Najlepiej użyj zwrotu: „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Samo „Pozdrawiam” może już zostać uznane za bardziej poufałe i nie stosuj go w przypadku, kiedy masz do czynienia z osobą mało Ci znaną. Dobrze jeśli posłużysz się na końcu maila własną stopką lub stopka firmową.

podobne:  Esej popularnonaukowy – jak napisać?

Palec wskazuje na aplikacje internetowe

Treść i forma

Staraj się, aby pisana przez Ciebie wiadomość była krótka i w miarę konkretna. Nikt nie ma czasu na czytanie długich maili o zawiłej treści. Pisząc dłuższa wiadomość, lepiej skorzystaj z opcji wysłania jej w załączniku. Powinien on jednak mieć określona wielkość- olbrzymi format pliku Pdf może tylko „zapchać”skrzynkę odbiorcy. Uważaj także na skróty typu Fwd, Fw, Re- w gąszczu informacji, które dostaniesz czytanie przekazywanych sobie wzajemnie informacji może powodować zamęt. Klient również nie musi wiedzieć, że wiadomość przed nim dostał Pan Kowalski, a później czytał ją Pan Nowak, lepiej pozbyć się tych znaczników.

Zadbaj także o to, by w Twoim służbowym mailu nie pojawił się nadmiar formatowania, co może wpłynąć na zły odbiór przez adresata. Pamiętaj, by użyć odpowiedniego rozmiaru czcionki i nie pisać z włączonym klawiszem Caps Lock. Jeśli zastosujesz wielkie litery, może to być odebrane jako przejaw agresji z Twojej strony. Zrezygnuj ze stosowania emotikonów wiadomościach służbowych, mogą one sprawić, że treść wiadomości będzie niepoważna, a Ty wyjdziesz na osobę, która nie pasuje do zajmowanego przez siebie stanowiska.

podobne:  Jak wybrać wino? Rodzaje win i dobór potraw, z którymi najlepiej smakują

Opanowując sztukę pisania maili służbowych, opanowujesz zasady savoir-vivre’u. To ważne, by umieć pisać maile oficjalne, ponieważ w obecnym elektronicznym świecie to jedna z poważniejszych form komunikowania się.

22 lutego 2016